プロジェクトに必須となるスケジューリング

このページでは、プロジェクトに必要不可欠である「スケジューリング」について、その重要性や目的、管理のポイントなどを解説していきます。

スケジューリングの重要性

プロジェクトをとどこおりなく進めていくためには、時間を効率的に使うことが求められます。そのためには「何をいつまでに完成させなくてはならないのか」といった個々のスケジュールを正確に把握しておくことが欠かせません。そうでなければ、複数の案件を並行してこなさなくてはならい場合などは特に、わけがわからなくなってしまうでしょう。

プロジェクトによって異なりますが、複数のメンバーで協力しつつ取り組む必要があるケースも珍しくありません。そのため、スケジュールや進捗状況があいまいなままでは、トラブル発生時などに、適切な対応をすることが難しくなります。

スケジューリングの目的

次にあげるような目的意識をもってスケジューリングをおこなうことが大切です。

効率化

計画の妥当性について充分に検討したり、また、そのうえでスタッフ数を調整したりすることで、作業効率がかなり向上する場合があります。スケジューリングがしっかりとなされていない場合、スタッフが各作業の優先順位を適切に理解しにくくなるので、作業をスムーズに進めるのが難しくなってしまうのです。

そのような状況になるのを回避するためにも、タスクに優先順位をつけるなどして、効率化を目指すことが求められます。

進捗を可視化する

進捗の可視化も重要です。スケジューリングが不明瞭なままだと、それぞれの作業や案件の進捗状況を正しく理解することが難しくなります。そうなると、納期に間に合わないなどの問題が発生しやすくなります。

もし進捗状況がしっかりと可視化されていれば、たとえばプロジェクトが遅延している場合などに、必要に応じてスタッフを追加補充するなど、なんらかの手を打つことが可能になるのです。スタッフ一人ひとりのスケジュールを把握したうえで、常に進捗状況を正確に可視化できる状態を維持しておきましょう。

作業を円滑に進める

複数のスタッフが協力して取り組む案件を円滑化することも、スケジューリングの重要な目的のひとつです。スケジュールの設計方法によっては、スタッフ間で進捗状況をもれなくシェアすることも可能になります。

例えば、スタッフAの作業が終了したあとに、スタッフBの作業が続くケースがあるとします。その際、スタッフAの進捗状況が分かれば、スタッフBはそれに応じて自身の作業スケジュールを調整することもできるようになるのです。

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理において、あらかじめ押さえておきたい重要ポイントとして、次の2つがあげられます。

リアルタイムで進捗を共有する

スケジュールを設計しても、それを適切な形で管理できなければ、スケジューリングが無駄になってしまいます。正しい管理の仕方はひとつではありませんが、おすすめしたいのが、リアルタイムで進捗状況をシェアしていく管理方法です。関係者全員が複数のスタッフの進捗状況をリアルタイムで把握することで、タスクの期限に間に合わなくなってしまうなどのリスクを抑えやすくなるのです。

進捗状況を個人で管理している場合だと、手間のかかるタスクを後回しにしてしまいがちになります。そうなると、状況によっては適切なタイミングで適切な判断を下せなくなったり、期限間際になって問題が発覚した際に対応しきれなくなったりするリスクが高まってしまいます。

管理ツールを使う

スケジュールをできるだけ効率的に管理するため、スケジュール管理ツールを導入してみるのも、ひとつの方法です。ツールを活用することで、スケジュール入力やステータスの可視化も簡単になるので、より効率的な管理ができるようになります。リマインダー機能で予定を通知してくれるものであれば、うっかり忘れなども防ぐことが可能です。

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